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電子公文宣導Q&A


【目錄連結】

【發文】
  1. Q電子公文如何搜尋電子發文機關
  2. Q電子發文上傳檔案名稱是否有字數限制
  3. Q發文若有實體附件該如何辦理
  4. Q電子發文是否有檔案大小的限制
【收文】
  1. Q公文該如何併案
【簽核】
  1. Q公文在簽核流程中若被其他單位主管誤決行,該如何處理
  2. Q承辦單位忘記勾選讓會簽單位可修改內文之權限,該如何處理

 
 
Q:電子公文如何搜尋電子發文機關?
A:若要發文至【礁溪鄉公所】,請依下列步驟進行---
步驟1:請在正本或副本下方空格輸入【礁溪】按【輸入關鍵字】。
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步驟2:選擇【電子機關】,再去【點選:宜蘭縣礁溪鄉公所】【選擇】【確定】。
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步驟3:即完成電子機關發文單位。
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Q:電子發文上傳檔案名稱是否有字數限制?
A:有,12.5中文字詳如下方附圖說明。(中、英文加起來25Byte,不可以有空格、標點符號及特殊符號,只能中、英文)。
步驟1:電子發文上傳檔案,請先按【瀏覽】選擇檔案來源,附件名稱【附件1】請勿修改或增加任何文字,結束後請按【儲存】。
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步驟2:等待檔案上傳。
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步驟3:上傳完成後將會看見附件1之內容,若要上傳第二份檔案,請於下方附件名稱更改為【附件2】以此類推附件3、附件4..等等。
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步驟4:上傳結束後,請回公文內文,至附件填上附件名稱(附件欄請詳細填寫完整附件名稱,如領據1紙、成果報告書1式3份、經費收支結算表1式2份、光碟1片等字樣),即可完成。
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Q:發文若有實體附件該如何辦理?
A:1、發文若有【實體附件】只能紙本發文無法電子交換發文)。若實體附件有各單位核章之表單(收支結算表、印領清冊…)、領據(請至出納簽收領據,發文若有領據副本公文一定要給會計室),請先行核對附件內容是否正確完整性,再送至總收發,總收發發文前會將所有文件掃描存檔至公文附件,再將全部發文附件逕行發文。
   2、紙本發文單位若有特定日期、收件單位、收件地址或特殊狀況,請於公文內擬辦欄位詳細說明並檢附詳細相關資訊,經由主秘決行後,總收發依決行結果再逕行發文。
 
Q:電子發文電子檔案附件是否有檔案大小的限制?
A:有,電子發文檔案大小合計不得超過10M
 
 Q:公文該如何併案?
A:公文併案有二種模式,第一種:併案的二份文均未開始跑流程(一份為母案、一份為子案)。第二種:併案的二份文,一份已結案(為子案)另一份未開始跑流程(為母案)。請依下列步驟進行---
步驟1:請先選擇文稿類別:【簽稿並陳】,再按【併案】。
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步驟2:填入併案子案的【創稿文號】或【收發文號】,再按【併案】,再按【儲存】。
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步驟3:看見【併案】即為併案成功。
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Q:公文在簽核流程中若被其他單位主管誤決行,該如何處理?
A:請將創稿文號或收發文號告知總收發,由總收發解除決行權後,再逕行未完成之流程。
 
Q:承辦單位忘記勾選讓會簽單位可修改內文之權限,該如何處理?
A:請將創稿文號或收發文號告知總收發,由總收發協助開放權限(若有會簽會計室及秘書室,請務必一定要勾選可以修改內文)。