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电子公文宣导Q&A


【目录连结】

【发文】
  1. Q电子公文如何搜寻电子发文机关
  2. Q电子发文上传档案名称是否有字数限制
  3. Q发文若有实体附件该如何办理
  4. Q电子发文是否有档案大小的限制
【收文】
  1. Q公文该如何并案
【签核】
  1. Q公文在签核流程中若被其他单位主管误决行,该如何处理
  2. Q承办单位忘记勾选让会签单位可修改内文之权限,该如何处理

 
 
Q:电子公文如何搜寻电子发文机关?
A:若要发文至【礁溪乡公所】,请依下列步骤进行---
步骤1:请在正本或副本下方空格输入【礁溪】按【输入关键字】。
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步骤2:选择【电子机关】,再去【点选:宜兰县礁溪乡公所】【选择】【确定】。
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步骤3:即完成电子机关发文单位。
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Q:电子发文上传档案名称是否有字数限制?
A:有,12.5中文字详如下方附图说明。(中、英文加起来25Byte,不可以有空格、标点符号及特殊符号,只能中、英文)。
步骤1:电子发文上传档案,请先按【浏览】选择档案来源,附件名称【附件1】请勿修改或增加任何文字,结束后请按【储存】。
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步骤2:等待档案上传。
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步骤3:上传完成后将会看见附件1之内容,若要上传第二份档案,请于下方附件名称更改为【附件2】以此类推附件3、附件4..等等。
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步骤4:上传结束后,请回公文内文,至附件填上附件名称(附件栏请详细填写完整附件名称,如领据1纸、成果报告书1式3份、经费收支结算表1式2份、光盘1片等字样),即可完成。
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Q:发文若有实体附件该如何办理?
A:1、发文若有【实体附件】只能纸本发文无法电子交换发文)。若实体附件有各单位核章之表单(收支结算表、印领清册…)、领据(请至出纳签收领据,发文若有领据副本公文一定要给会计室),请先行核对附件内容是否正确完整性,再送至总收发,总收发发文前会将所有文件扫描存盘至公文附件,再将全部发文附件迳行发文。
   2、纸本发文单位若有特定日期、收件单位、收件地址或特殊状况,请于公文内拟办字段详细说明并检附详细相关资讯,经由主秘决行后,总收发依决行结果再迳行发文。
 
Q:电子发文电子档案附件是否有档案大小的限制?
A:有,电子发文档案大小合计不得超过10M
 
 Q:公文该如何并案?
A:公文并案有二种模式,第一种:并案的二份文均未开始跑流程(一份为母案、一份为子案)。第二种:并案的二份文,一份已结案(为子案)另一份未开始跑流程(为母案)。请依下列步骤进行---
步骤1:请先选择文稿类别:【签稿并陈】,再按【并案】。
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步骤2:填入并案子案的【创稿文号】或【收发文号】,再按【并案】,再按【储存】。
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步骤3:看见【并案】即为并案成功。
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Q:公文在签核流程中若被其他单位主管误决行,该如何处理?
A:请将创稿文号或收发文号告知总收发,由总收发解除决行权后,再迳行未完成之流程。
 
Q:承办单位忘记勾选让会签单位可修改内文之权限,该如何处理?
A:请将创稿文号或收发文号告知总收发,由总收发协助开放权限(若有会签会计室及秘书室,请务必一定要勾选可以修改内文)。